HR2U : Sistem Pengurusan Sumber Manusia Yang Telah Dibangunkan Untuk Memenuhi Keperluan Sistem Pengurusan Sumber Manusia Yang Efektif Dan Efisyen.
HR2U menghubungkan Pengurusan Sumber Manusia dengan Teknologi Maklumat melalui perisian HR. Ianya melibatkan pelbagai fungsi seperti Perancangan Sumber Manusia, Pengambilan Dan Penempatan Staf, Pengesahan Dalam Perkhidmatan, Pengurusan Perkhidmatan, Pengurusan Saraan, Kebajikan Dan Kemudahan Staf, Perubatan, Peningkatan Kerjaya, Pengurusan Meninggalkan Perkhidmatan, Pelan Penggantian, Integriti, Pengurusan Psikologi, Analisa HR dan Sistem Penggajian. HR2U memainkan peranan strategik dalam menguruskan keperluan sumber manusia di UiTM serta membantu merevolusikan persekitaran yang lebih produktif.
Sistem HR2U mula dibangunkan pada tahun 2016. Pembangunan ini bermula dengan fasa pengumpulan keperluan pengguna bagi 17 modul keseluruhan dengan kerjasama Pejabat Pendaftar dan Jabatan Infostruktur, PPII. Modul Pengurusan Prestasi merupakan modul pertama yang dilaksanakan di dalam HR2U. Modul ini berada di bawah tanggungjawab Bahagian Pengurusan Perkhidmatan (BPP), Pejabat Pendaftar. Penilaian prestasi merupakan sebahagian daripada sistem pengurusan personel yang penting kerana ia dapat membantu pegawai dan PTJ meningkatkan prestasi serta produktiviti kerja melalui perancangan dan pemantauan SKT di samping penilaian prestasi yang lebih efektif.
Modul pertama yang telah siap dibangunkan adalah penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) secara atas talian bagi penilaian Laporan Nilaian Prestasi Tahunan. Modul ini merupakan salah satu sub modul dalam Modul Pengurusan Perkhidmatan. Semua staf pentadbiran Kumpulan Pengurusan Tertinggi (Gred Khas), Kumpulan Pengurusan Dan Profesional serta Kumpulan Pelaksana mulai mengisi SKT bagi tahun 2018 secara atas talian.
Pelaksanaan Modul Penilaian Prestasi HR2U telah memberi pelbagai kelebihan kepada UiTM dalam aspek pengurusan prestasi staf. Pertama, dari segi proses kerja yang lebih efisien, automasi daripada penggunaan borang manual kepada sistem digital telah memudahkan pemantauan prestasi yang dilaksanakan oleh PYD, PPP dan PPK. Ia juga membantu PPP dan PPK membuat penilaian dengan lebih tepat serta berasaskan data yang tersusun.
Kedua, modul ini mudah diakses kerana boleh dicapai secara dalam talian. Proses penetapan, kajian semula serta penilaian prestasi boleh dilaksanakan pada bila-bila masa dan di mana-mana platform, sekali gus meningkatkan fleksibiliti.
Ketiga, terdapat integrasi sistem dan proses yang lebih komprehensif. Maklumat Job Description (JD) setiap jawatan dimasukkan ke dalam modul sebagai rujukan asas penetapan sasaran kerja staf. Selain itu, Professional Development Plan (PDP) yang diselia oleh Institut Kepimpinan dan Pembangunan (ILD) turut dimasukkan ke dalam modul bagi membantu PPP menilai kompetensi staf berdasarkan jawatan masing-masing.
Akhir sekali, modul ini juga menyumbang kepada penjimatan sumber. Penilaian prestasi tidak lagi dilaksanakan melalui borang manual, sekali gus mengurangkan kos dan mengaplikasikan amalan paperless yang lebih mesra alam.
Pelaksanaan penilaian prestasi dimulai dengan Staf Pentadbiran dan Go Live pada Mac 2018 secara berfasa dengan 3 Modul Utama :
• Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
• Kajian Semula Pertengahan Tahun
• Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT)
Sistem Penilaian Prestasi (SPP) digubal untuk:
- Prestasi kerja dinilai dengan lebih sistematik dan meyakinkan
- Ketua melaksanakan penilaian prestasi mengikut kesesuaian perkhidmatan tertentu
- SPP diguna dalam pelbagai fungsi sumber manusia seperti kemajuan kerjaya, penempatan dan latihan
- Tingkatkan penglibatan Ketua Jabatan dan semua pegawai penyelia dalam proses penilaian prestasi.
Antara proses yang terlibat dalam penilaian prestasi staf UiTM adalah melalui beberapa peringkat yang tersusun sepanjang tahun. Pada awal tahun, proses bermula dengan penetapan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) Pegawai yang Dinilai (PYD) bersama Pegawai Penilai Pertama (PPP). Seterusnya, dilaksanakan pemantauan dan pelaksanaan kerja bagi separuh tahun pertama yang berlangsung dari Januari hingga Jun.
Pada pertengahan tahun, satu kajian semula terhadap sasaran kerja dijalankan untuk menilai semula pencapaian yang telah ditetapkan, melibatkan PYD dan PPP. Selepas itu, bermula Julai hingga November, proses diteruskan dengan pelaksanaan kerja serta pemantauan bagi separuh tahun kedua.
Di penghujung tahun, penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) dijalankan berdasarkan SKT yang ditetapkan, melibatkan PYD, PPP dan Pegawai Penilai Kedua (PPK). Penilaian ini kemudiannya dibawa ke Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PSM) di peringkat PTJ untuk disahkan. Akhir sekali, keseluruhan penilaian prestasi staf UiTM akan disahkan melalui Mesyuarat Majlis Sumber Manusia.
Seterusnya, Modul Pengurusan Cuti merupakan sebahagian daripada sistem pengurusan personel yang disediakan bagi memastikan tindakan kawalan dan pengawasan terhadap pengurusan cuti staf UiTM dapat dilaksanakan dengan lebih sistematik dan efisien.Sasaran pengguna melibatkan 18,000 staf UiTM, merangkumi Staf Akademik dan Staf Pentadbiran.
Fasa Pelaksanaan Modul Pengurusan Cuti :
- 22 Jan 2019 Pengaktifan Permohonan dalam Talian Cuti Rehat dan Borang Keluar.
- 15 Jul 2019 Pengaktifan Permohonan dalam Talian Jenis Cuti CSG, CTG, Cuti Sakit dan lain-lain.
Kategori Permohonan Cuti (4):
-
Cuti Yang Diberi Kerana Perkhidmatan
-
Cuti Atas Sebab Perubatan
-
Cuti Tidak Berekod
-
Cuti-Cuti Lain
Permohonan Borang Keluar (2):
-
Urusan Rasmi
-
Urusan Peribadi
Pelaksanaan Modul Pengurusan Cuti HR2U memberi pelbagai manfaat dari aspek pengurusan dan kawalan cuti staf UiTM. Pertama, ia mudah diakses dan selari dengan Dasar Keselamatan Teknologi Maklumat/ICT. Dengan capaian internet, permohonan serta kelulusan cuti atau borang keluar (BK) boleh dibuat di mana-mana sahaja tanpa mengira lokasi.
Kedua, modul ini turut menambah baik proses pemantauan oleh Urusetia Unit Cuti dan PTJ. Melalui sistem ini, tindakan kawalan dapat dilaksanakan dengan lebih efisien, termasuk memberi akses kepada staf baharu selepas melapor diri. Urusetia juga dapat memantau agar staf tidak mengambil cuti rehat melebihi kelayakan tahunan serta cuti sakit melebihi 90 hari.
Ketiga, modul ini menjadikan proses kerja lebih efisien melalui automasi yang menggantikan borang manual. Permohonan dan kelulusan cuti atau keluar pejabat dapat dipermudahkan dan dipercepatkan. Selain itu, sistem turut memaparkan kelayakan serta penggunaan cuti lain selain cuti rehat, bagi memaklumkan kemudahan cuti yang layak diperoleh staf. Fungsi ini juga membantu Pegawai Melulus mengawal serta memantau keberadaan staf di bawah seliaan mereka.
Akhir sekali, modul ini menyumbang kepada penjimatan sumber dari segi kos kewangan dan masa kerana keseluruhan proses dilaksanakan secara dalam talian, seiring dengan amalan pengurusan moden dan lebih lestari.
Sumber : Risalah Sistem Maklumat. Jabatan Digital UiTM.