Buku Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara UiTM diterbitkan bagi membantu setiap bahagian, fakulti dan kampus UiTM mewujudkan sistem fail pengkelasan perkara yang seragam, berstruktur dan mudah dirujuk. Naskhah ini berukuran 15 sentimeter lebar dan 21 sentimeter tinggi serta mempunyai 128 halaman muka surat.
Sebagai sebuah universiti yang berkembang pesat dengan pelbagai bidang dan fungsi, UiTM menekankan kepentingan pengurusan rekod yang sistematik dan teratur bagi memastikan segala urusan pentadbiran dan fungsi utama jabatan dapat dijalankan dengan lebih efisien.
Panduan ini disusun sepenuhnya berdasarkan Siri Panduan Pengurusan Rekod Arkib Negara Malaysia (ANM) dan telah beberapa kali ditambahbaik untuk keperluan dan kepentingan UiTM. Tujuan utama panduan ini disediakan ialah untuk memberi garis panduan dan bimbingan secara terperinci kepada semua bahagian, fakulti, kampus, pusat dan juga unit di dalam lingkungan UiTM bagi mewujudkan satu Sistem Fail Pengkelasan Perkara yang teratur, sistematik dan selaras, terutama untuk rekod-rekod urusan pentadbiran (Housekeeping) yang wujud di setiap bahagian, fakulti dan kampus.
Panduan ini juga berperanan sebagai alat bantu untuk mewujudkan sistem fail yang mampu menguruskan dua jenis rekod utama UiTM iaitu rekod Housekeeping (urusan pentadbiran) dan rekod Functional (fungsi utama atau khas jabatan). Melalui panduan ini, setiap unit dan jabatan dapat menetapkan kod fail yang selaras dengan struktur organisasi UiTM, menguruskan surat, dokumen dan maklumat dengan lebih sistematik, serta menyelaras proses pengesanan, rujukan dan pelupusan rekod dengan lebih berstruktur.
Buku ini turut memperincikan tiga bahagian utama iaitu: Bahagian 1, garis panduan umum pelaksanaan sistem pengkelasan perkara serta penyusunan rekod fungsi utama UiTM; Bahagian 2, penetapan kod yang selaras mengikut struktur organisasi dalam seluruh sistem UiTM; dan Bahagian 3, penyelarasan kod perkara, cadangan nombor perkara dan panduan membina nombor kelas fail.
Selain itu, buku ini turut memuatkan lampiran-lampiran penting seperti contoh kod organisasi, carta alir sistem fail, format fail yang disyorkan oleh kerajaan, serta senarai warna kulit fail yang digunakan di peringkat pentadbiran UiTM. Melalui pelaksanaan panduan ini, UiTM berhasrat mewujudkan satu sistem klasifikasi fail yang efisien dan seragam di seluruh kampus, bagi memastikan setiap maklumat dan rekod institusi kekal tersusun, mudah diakses serta dilestarikan untuk generasi akan datang.
Panduan ini digunakan secara meluas dalam sistem UiTM sebelum beralih kepada Klasifikasi Fail Universiti Teknologi MARA yang baharu berkuat kuasa pada 1 Mac 2025.