Tarikh: 19 Mei 2025, Isnin.
Masa: 10.00 pagi hingga 5.00 petang
Tempat: Bilik Mesyuarat Bahagian Hal Ehwal Pelajar (BHEP), UiTM Cawangan Terengganu (UiTMCT) Kampus Dungun
Anjuran: Unit Arkib Cawangan, UiTMCT
Penyertaan: 10 orang staf Bahagian Hal Ehwal Pelajar Kampus Dungun
Ringkasan:
Pada 19 Mei 2025, Isnin – Unit Arkib Cawangan, UiTM Cawangan Terengganu (UiTMCT) telah berjaya melaksanakan Taklimat Pembangunan Klasifikasi Fail (KF) secara bersemuka berhubung pelaksanaan migrasi sistem klasifikasi fail lama ke sistem klasifikasi fail baharu bagi fail Urusan Am dan fail Urusan Fungsian. Taklimat ini telah dikendalikan oleh Encik Md Kamil bin Ibrahim (Pustakawan Kanan) daripada Unit Arkib Cawangan, Perpustakaan Cendekiawan Kampus Dungun kepada 10 orang staf Bahagian Hal Ehwal Pelajar bertempat di Bilik Mesyuarat Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP) UiTMCT Kampus Dungun.
Antara maklumat yang dikongsikan ialah kaedah membuat pemetaan klasifikasi fail lama kepada klasifikasi fail baharu berdasarkan senarai fail unit masing-masing. Sesi taklimat tersebut bermula pada jam 10.00 pagi sehingga 5.00 petang.
Gambar-gambar sekitar sesi taklimat perkongsian dan penerangan mengenai kaedah membuat pemetaan klasifikasi fail lama kepada klasifikasi fail baharu berdasarkan senarai fail unit masing-masing
Objektif pelaksanaan taklimat perkongsian ini adalah
- Memberikan pendedahan kepada Bahagian HEP berkaitan kepentingan dan kaedah pengurusan rekod yang sistematik selaras dengan dasar dan peraturan semasa.
- Mengadakan sesi perkongsian berkenaan klasifikasi fail khusus bagi rekod yang diuruskan oleh Bahagian HEP, serta menyelaras penggunaan kod klasifikasi yang seragam.
- Mengukuhkan komunikasi dan kerjasama antara Pusat Tanggungjawab (PTj) dengan Unit Pengurusan Rekod dalam usaha memperkemas pengurusan rekod jabatan.
- Membantu Bahagian HEP mengenal pasti rekod-rekod yang mempunyai nilai kekal, rekod sensitif, dan menetapkan tempoh simpanan mengikut Jadual Pemusnahan Rekod (JPR).
- Menyampaikan kefahaman mengenai pematuhan terhadap Akta Arkib Negara 2003, serta garis panduan dan pekeliling berkaitan pengurusan rekod awam.
Sepanjang taklimat, beberapa perkara penting telah dibincangkan, termasuk penyeragaman sistem klasifikasi fail, pematuhan kepada dasar dan garis panduan pengurusan rekod rasmi, serta kepentingan rekod sebagai aset organisasi. Perkongsian ini turut memberi ruang kepada pihak Bahagian HEP untuk mengemukakan cadangan, maklum balas, serta keperluan khusus dalam konteks pengurusan fail yang relevan dengan fungsi dan operasi mereka.
Sesi ini juga telah membuka laluan kepada kerjasama lebih erat antara Unit Rekod dan PTj bagi memastikan rekod dapat diuruskan secara sistematik, selaras dengan kehendak Arkib Negara Malaysia dan polisi dalaman universiti. Kesimpulannya, sesi libat urus ini amat bermanfaat dalam memupuk budaya kerja berasaskan tadbir urus yang baik dan pengurusan maklumat yang cekap dalam kalangan warga HEP.
Terima kasih diucapkan kepada semua staf Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTMCT Kampus Dungun atas kehadiran dan komitmen dalam menjayakan sesi libat urus pengurusan rekod dan arkib ini.
Disediakan oleh:
Cik Lailatul Akma Omar, Pembantu Pustakawan.
En. Abdul Hadi Idris, Pembantu Pustakawan Kanan.
