Sistem OA adalah sebuah sistem yang bertujuan untuk merekod Surat Masuk, Surat Keluar dan Surat Bayaran untuk PTJ. Kebiasaannya sistem OA digunakan oleh pentadbiran PTJ. Pegawai yang bertanggungjawab untuk merekod Surat Masuk, Surat Keluar dan Surat Bayaran perlu mengisi borang tersebut di dalam sistem OA. Satu notifikasi akan dihantar melalui email untuk tindakan terhadap surat tersebut.
Seorang Moderator akan dilantik untuk tujuan pengemaskinian akses dan kumpulan pada sistem OA jika berlaku pertukaran pegawai bertanggungjawab. Dari segi keselamatan, untuk sistem OA ini, hanya pegawai tertentu diberi akses untuk melihat keseluruhan surat di PTJ. Laporan boleh dijana dari sistem OA dalam bentuk Excel yang boleh memudahkan manipulasi data oleh pengguna. Carian sememangnya amat mudah dilakukan mengikut keperluan yang dikehendaki.
Perpustakaan Tun Dr. Ismail dengan kerjasama Bahagian Infostruktur UiTM Cawangan Johor telah menganjurkan sesi Taklimat Penggunaan Office Automation. Sesi ini mensasarkan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ), Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) dan Pembantu Operasi sebagai peserta.
Taklimat ini telah diadakan secara bersemuka, yang dibahagikan kepada 3 slot dan berikut adalah maklumat berkaitan :
| Slot | Tarikh/ Masa | Tempat | Peserta |
| Slot 1 | 22 Mac 2022 | 10.00 am | Makmal Komputer CLL2, Bangunan Sri Laksamana | 16 orang |
| Slot 2 | 22 April 2022 | 2.30 pm | Makmal Komputer CLL2, Bangunan Sri Laksamana | 13 orang |
| Slot 3 | 6 April 2022 | 10.00 am | Makmal Komputer, PTDI 2 | 21 orang |
Puan Mimi Hasliah binti Mohd Shahari, Pegawai Teknologi Maklumat Kanan merupakan penceramah jemputan, manakala Puan Norzahira binti Mohd Razali, Penolong Pegawai Teknologi Maklumat berperanan sebagai Fasilitator. Puan Siti Rozana binti Mat Sanat, Pustakawan Kanan turut menjelaskan tentang Rekod Kualiti Masuk Masuk (RQM) dan Rekod Kualiti Keluar (RQK).
Semoga dengan sesi perkongsian ini akan membantu setiap Bahagian/Unit untuk menguruskan surat keluar/masuk dengan lebih mudah.
Penulis : Siti Rozana binti Mat Sanat | Pustakawan Kanan
