Unit Arkib Cawangan (UAC), Perpustakaan Tengku Anis (PTA) UiTM Cawangan Kelantan (UiTMCK) telah menganjurkan Bengkel Pembangunan Klasifikasi Fail selama dua hari bermula 26 dan 27 November 2024 bertempat di HRD(A) UiTMCK. Bengkel ini merupakan anjuran bersama UAC PTA bersama Unit Residensi dan Hospitaliti Pelajar (URHP) Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTMCK. Bengkel ini telah disertai seramai 70 orang peserta yang terdiri daripada Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) dan Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) yang telah dilantik bagi kampus Machang dan Kota Bharu.
Objektif bengkel ini adalah untuk:
- Melaksanakan sistem klasifikasi baharu dengan lebih berkesan
- Mengoptimumkan penggunaan DDMS 2.0 dalam pengurusan dokumen
- Meningkatkan kecekapan pengurusan fail dan rekod di jabatan masing-masing
- Mewujudkan sistem pengurusan dokumen yang lebih tersusun dan mudah diakses
Bengkel ini juga memberi tumpuan kepada dua agenda utama yang amat penting iaitu membincangkan secara terperinci mengenai proses pertukaran klasifikasi lama kepada sistem klasifikasi baharu (100 – 800) yang akan dilaksanakan bermula tahun 2025. Sistem baharu ini akan merangkumi fail urusan Am dan Urusan Fungsian yang lebih sistematik dan efisien. Selain itu untuk memberi pendedahan kepada penggunaan Sistem Pengurusan Dokumen Digital (DDMS) 2.0, selaras dengan aspirasi Kerajaan Persekutuan dalam usaha untuk mempertingkatkan pengurusan dokumen dan surat-menyurat secara digital yang lebih teratur dan profesional.
Bagi perkongsian untuk bengkel ini, pihak UAC telah menjemput Puan Azniza Mohamad Nor, Penolong Pendaftar Kanan Bahagian Arkib Universiti (BAU) Perpustakaan Tun Abdul Razak UiTM Shah Alam sebagai penceramah dan turut hadir bersama Cik Noor Syafika Zulkifeli, Pegawai Eksekutif (Arkib).
Bengkel dimulakan dengan ucapan aluan daripada Encik Hishamudin Mohamad Twontawi, Timbalan Pendaftar Kanan Bahagian Pentadbiran UiTMCK dan diteruskan dengan sesi taklimat Pembangunan Klasifikasi Fail oleh Puan Azniza Mohamad Nor dan sesi pembangunan klasifikasi fail yang baharu. Turut hadir bersama Encik Meer Zhar Farouk Amir Razli, Timbalan Rektor Hal Ehwal Pelajar UiTM Cawangan Kelantan yang merupakan Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Dan Keselamatan Rekod Negeri (JPKRN) UiTMCK.
Para peserta diminta untuk membawa bersama komputer riba dan senarai nombor rujukan fail di jabatan masing-masing bagi memudahkan kerja pengurusan klasifikasi fail yang baharu dan sesi pembentangan pada bengkel ini. Para peserta duduk secara berkumpulan mengikut bahagian/PTJ masing-masing bagi memudahkan perbincangan bagi membangunkan dan mengemasikini klasifikasi fail yang lama kepada baharu. Peserta dibantu, dibimbing dan diselia oleh penceramah dan fasilitator secara langsung.
Bengkel diakhiri pada hari kedua dengan sesi penyampaian cenderahati kepada penceramah yang telah disampaikan oleh Puan Alina Hussein, Ketua Perpustakaan Cawangan Perpustakaan Tengku Anis.
Diharapkan agar melalui bengkel ini semua peserta dapat mengaplikasikan segala ilmu dan panduan yang telah diperoleh untuk mempertingkatkan sistem pengurusan fail di unit dan jabatan masing-masing. Pihak penganjur mengucapkan terima kasih kepada semua peserta yang telah menunjukkan komitmen dan kesungguhan yang tinggi sepanjang bengkel ini berlangsung.
Disediakan oleh: Sazlina Saleh, Pembantu Pustakawan PTA UiTMCK Kampus Machang
