Mesyuarat Pembukaan Audit Dalam bil. 1/2023

Mesyuarat Pembukaan Audit Dalam bil. 1/2023 telah menjadi medan pertama buat Ketua Timbalan Pustakawan Tuan Ts Hj Azizi Hj. Jantan menjalankan tugas sebagai Ketua Pustakawan UiTM bermula 3 April 2023 sehingga ketetapan baharu dibuat kelak. 

Dalam ucapan pembukaannya, Tuan Ts Hj. Azizi telah membuka ruang dan peluang seluas-luasnya agar perkara berikut ditambah baik: 

1. Tempoh masa pengauditan dikurangkan daripada tempoh lima hari kepada tempoh sehari.       
2. Bilangan auditor dikurangkan daripada 30 orang kepada 10 orang sahaja.     
3. Autonomi auditor buat PTAR UCS seiring dengan status kampus autonomi. 
4. Pengauditan fokus kepada tema audit.      
5. Hasil pengauditan terus direkodkan ke dalam sistem Audit PTAR (paperless). 
6. Penemuan audit hendaklah jelas terhadap pelanggaran kepada peraturan/ prosedur/ proses. 

Ts. Hj. Azizi turut memaklumkan bahawa pensijilan ISO akan diperluaskan ke PTAR cawangan dan harapan beliau agar peluasan lokasi PTAR ini akan berlangsung dalam tempohmasa yang singkat. 

Mengambil peluang ini, Ts. Hj. Azizi turut menyeru kerjasama sepenuhnya seluruh jabatan PTAR bagi menggerakkan inisiatif PTAR seperti berikut: 

1. Jabatan Pengurusan Perpustakaan (JPnP).
   1. Sistem EIS hendaklah senantiasa dikemaskini agar pelaporan ke peringkat universiti adalah tepat.
   2. Laporan pencapaian PI universiti oleh PTAR iaitu PI 102 (IR) dan PI 103 (top-cited research paper) adalah kekal bagi tahun 2023. PI 103 ada perubahan OD. 
   3. Persediaan hubungan kerjasama antara PTAR dan Pustaka Negeri Sarawak.  
   4. Library Graduate Assistance Program (LibGAP). 
   5. Pembangunan bakat staf PTAR. 
   6. Kemaskini status resolusi ACALIS dan status resolusi program pelaksana. 
2. Jabatan Sumber Rujukan Universiti (JSRU).
   1. Data peratus pemilikan bahan silibus perlu dipapar di dalam sistem EIS kerana perolehan bahan silibus ialah nadi fungsi perpustakaan dan menyokong kepada auditan program universiti. 
   2. Article indexing perlu dipertingkat sebagai salah satu sumber rujukan. 
   3. Pembangunan Niche Collection. 
3. Jabatan Arkib Universiti (JAU).
   1. Persiapan Hari Arkib Antarabangsa pada 9 Jun 2023. 
   2. Memperoleh kelulusan Mesyuarat Eksekutif Universiti (MEU) berkenaan Klasifikasi Fail    (KF) dan akses teks penuh bahan IR. 
4. Jabatan Perkhidmatan Perpustakaan (JPP).
   1. Pertingkatkan program kerjasama berbentuk penyelidikan bersama fakulti. 
5. Jabatan Perpustakaan Digital (JPDg).
   1. Pencapaian log in Mobile App PTAR kurang tepat. Sasaran pencapaian ialah terhadap prestasi log in Mobile App di kalangan pelajar semester pertama.