Sejarah Penubuhan Jabatan Arkib Universiti

Pada awal tahun 1982 sebuah unit khas yang dinamakan Unit Arkib di bawah Bahagian Pentadbiran Pejabat Pendaftar telah di tubuhkan dan di uruskan oleh seorang Penolong Pendaftar selaras dengan arahan Surat Pekeliling Am Bil 23/1972. Namun sehingga tahun 1984 ITM masih belum menepati keperluan pengurusan rekod yang sistematik dan mengikut piawaian.

Hanya pada bulan Januari tahun 1986 Unit Rekod dan Arkib ditubuhkan dan melaksanakan fungsinya dengan memfokuskan kepada 2 tugas utama iaitu Penyelarasan Sistem Fail dan melaksanakan Pelupusan Dokumen yang tiada nilai bagi mengurangkan ruang simpanan di stor rekod. Pada ketika itu ITM telah pun berusia 30 tahun dengan 9 buah kampus cawangan.

Unit ini pada mulanya ditempatkan di aras satu Bangunan Pejabat Pengarah ITM (sekarang Galeri Seni Tuanku Nur Zahirah) dan dikendallikan oleh 7 orang staf. Pada bulan September 1997, Unit ini kemudiannya berpindah ke ruang baharu di bangunan Dewan Sri Budiman yang dahulunya adalah merupakan Stor Pusat ITM. Pada tahun 2000 berikutan pengstrukturan semula universiti, peranan dan fungsi arkib telah diperluaskan sebagai Bahagian Arkib dan Muzium.

Pada 17 April 2003, Yang Berbahagia Dato’ Seri Prof. Dr. Ibrahim Abu Shah iaitu Naib Canselor UiTM telah mengisytiharkan perasmian penubuhan Bahagian Arkib dan Muzium bertempat di Dewan Sri Budiman, Universiti Teknologi MARA Shah Alam. Hasrat beliau untuk mewujudkan Muzium dan Galeri UiTM telah menjadi kenyataan dengan perasmiannya dilaksanakan oleh Yang Amat Berhormat Dato’ Seri Mohd Najib Tun Hj. Abdul Razak, Timbalan Perdana Menteri ketika itu pada 10 November 2006.

Pada awal tahun 2015, Pejabat Pendaftar telah membuat pengstrukturan semula jabatan dimana Bahagian Arkib diletakkan di bawah tanggungjawab pengurusan Pejabat Perpustakaan Tun Abdul Razak (PTAR). Ianya telah diputuskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif (JKE) Bil. 06/2015 pada 10 Jun 2015. Tanggungjawab ini melibatkan seluruh operasi Bahagian Arkib beserta sumber perjawatan skim perkhidmatan perpustakaan (Gred S) dan yang berkaitan berkuatkuasa 01 Jun 2015. Di bawah pengurusan PTAR, Bahagian Arkib dibuat pengstrukturan semula mengikut fungsi jabatan dan dinamakan Jabatan Arkib Universiti.

Tujuan Jabatan Arkib Universiti (JAU) diwujudkan adalah untuk menyelaraskan Sistem Pengurusan Rekod dan Arkib UiTM
  

 

Objektif

  1. Menyelaras sistem pengurusan rekod universiti
  2. Sebagai pusat rujukan pengurusan rekod universiti
  3. Memelihara dan memulihara rekod UiTM yang bernilai arkib
  4. Menjadi pusat simpanan rekod arkib universiti yang sistematik dan komprehensif

Piagam Pelanggan

Kami beriltizam untuk mencapai kehendak dan keperluan pelanggan melalui penyampaian perkhidmatan seperti piagam pelanggan berikut:

  1. Maklumbalas rujukan Pengurusan Rekod dan Arkib dimaklumkan kepada pemohon dalam tempoh dua (2) hari bekerja.
  2. Maklumbalas permohonan pelupusan daripada PTJ dimaklumkan dalam tempoh lima (5) hari bekerja.
  3. Permohonan rujukan fail arkib disediakan dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh terima permohonan.
  4. Permohonan rujukan bahan arkib disediakan dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja dari tarikh terima permohonan.

Pengurusan Rekod

  1. Menguruskan Rekod dan Fail Jabatan
  2. Menerima Pemindahan Rekod Universiti
  3. Melaksanakan penilaian dan cadangan pelupusan Rekod Universiti
  4. Memberi Taklimat dan Khidmat Nasihat Pengurusan Rekod Universiti
  5. Memantau dan melaksankan Lawatan Pengurusan Rekod Kendiri Universiti

Pengurusan Arkib

  1. Mengurus dan menyenggara Bahan Arkib Universiti (sediada)
  2. Mengurus Pengumpulan Bahan Arkib
  3. Menilai Semula Rekod Arkib Di Jabatan Arkib Universiti
  4. Memberi Taklimat Pengurusan Arkib Universiti
  5. Melaksanakan Lawatan Inspektorat Pengurusan Arkib Universiti

Pemuliharaan dan Pendigitalan Bahan

  1. Mengurus Pemuliharaan Rekod dan Bahan Arkib
  2. Mengurus Pemeliharaan dan Penjilidan Bahan Perpustakaan
  3. Mengurus Pengindeksan dan Metadata Digital Rekod dan Bahan Arkib
  4. Mengurus Pendigitalan Rekod dan Bahan Arkib
  5. Mengurus Sistem Arkib Universiti

Perkhidmatan Maklumat Arkib

  1. Menyediakan Perkhidmatan Rujukan, Penyelidikan dan Pinjaman Bahan
  2. Mengurus Perundingan Maklumat
  3. Mengurus Penerbitan Bahan Arkib
  4. Mengurus Kesedaran Maklumat Rekod dan Bahan Arkib
  5. Menjalankan Penyelidikan dan Pendokumentasian Arkib

  1. Khidmat Nasihat berkaitan pengurusan rekod
  2. Penyediaan senarai fail jabatan
    Pemberian nombor klasifikasi
    Penulisan minit fail
    Pelupusan rekod
    Pengunaan borang-borang
    Prosedur dan tatacara pengurusan
  3. Perkhidmatan Nasihat dan Rujukan di tempat PTJ mengikut keperluan permohonan
  4. Mengendalikan program sangkutan untuk Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ).
  5. Khidmat Rujukan Bahan Arkib:
  6. Rujukan dokumen oleh Penyelidik – sama ada datang secara walk-in atau membuat permohonan rasmi.
    Pinjaman kembali dokumen oleh Pewujud (Jabatan yang mengeluarkan/mewujudkan rekod).
    Membantu dan menyelia penyelidik di ruang rujukan yang disediakan.
  7. Menjalankan penyelidikan dan pendokumentasian bagi melengkapkan maklumat mengenai sejarah UiTM.
  8. Menyediakan penceramah/fasilitator untuk program berkaitan pengurusan rekod.

  1. Dasar Pengurusan Rekod UiTM
  2. Polisi Pengurusan Arkib
  3. Panduan Pelaksanaan Fail Klasifikasi Perkara
  4. Panduan Pengurusan Rekod
  5. Panduan Pelupusan Rekod bukan fail (homogeneous)
  6. Panduan Pelaksanaan Penyelarasan Pengurusan Rekod Kendiri
  7. Garis Panduan Pengurusan Dokumen Terperingkat
  8. Garis Panduan jawatankuasa Keselamatan Rekod
  9. Garis Panduan Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi
  10. Jadual Pelupusan Rekod Arkib Negara Malaysia
  11. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan Arkib Negara Malaysia
  12. Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
  13. Akta Rahsia Rasmi (Akta 88)
  14. Pengelasan dan Pengelasan Semula Suratan Rasmi

Borang

  1. Borang Pemisahan Rekod PTAR/JAU/01/07 | Muat turun : PDF WORD
  2. Borang Homogeneous (Pindaan 1-2005) PTAR/JAU/02/07  | Muat turun : WORD
  3. Borang Pemindahan Rekod PTAR/JAU/03/07  | Muat turun : PDF WORD
  4. Borang Permohonan Rujukan Bahan PTAR/JAU/04/07  | Muat turun : PDF WORD
  5. Borang Kebenaran Pinjaman Bahan PTAR/JAU/05/07  | Muat turun : PDF WORD
  6. Borang Daftar Simpanan Rekod (Pelajar) PTAR/JAU/06/07  | Muat turun : PDF WORD
  7. Borang Daftar Simpanan Rekod (Staf) PTAR/JAU/07/07  | Muat turun : PDF WORD
  8. Borang Perakuan Akta Rahsia Rasmi (Lampiran D)  | Muat turun : PDF WORD
  9. Borang Penilaian Rekod PTAR/JAU/09/07  | Muat turun : WORD
  10. Borang Penilaian Semula Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak PTAR/JAU/09/12  | Muat turun : PDF WORD
  11. Borang Pelantikan Pendaftar Rahsia PTAR/JAU/24/15  | Muat turun : PDF WORD
  12. Slip Pengganti (Pinjaman Fail) PTAR/JAU/20/12  | Muat turun : PDF WORD
  13. Slip Pengiring (Pinjaman Fail) PTAR/JAU/21/12  | Muat turun : WORD
  14. Slip Pengganti (Salinan Fail Induk dan Lampiran) PTAR/JAU/22/12 | Muat turun : PDF EXCEL
  15. Senarai Semak Lawatan Penyelarasan Pengurusan Rekod Kendiri PTAR/JAU/23/13Muat turun : PDF WORD
  16. Label Fail Pentadbiran | Muat turun : PDF WORD
  17. Label Fail Peribadi Pelajar | Muat turun : PDF WORD
  18. Label Fail Peribadi Staf | Muat turun : PDF WORD
  19. Daftar Rekod Kualiti (RQK) | Muat turun : PDF WORD
  20. Daftar Rekod Masuk (RQM) | Muat turun : PDF WORD
  21. Borang Perlantikan Pegawai Pengelas 2B (PTARJAU2414) | Muat turun : PDF WORD

ARKIB NEGARA MALAYSIA (ANM)

  1. Borang Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) SKL 8 | Muat turun : PDF WORD
  2. Borang Pelantikan Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) SKL 8 | Muat turun : PDF WORD
  3. Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam (Borang 12) 12/08 | Muat turun : PDF
  4. Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakunan (Borang 13) 13/08 | Muat turun : PDF

PEJABAT KETUA PEGAWAI KESELAMATAN KERAJAAN MALAYSIA (CGSO)

  1. Borang Maklumat Pegawai Keselamatan Jabatan KPKK 6 | Muat turun : PDF
  2. Borang Pegawai Pengelas KPKK 9 | Muat turun : PDF
  3. Borang Soalan Keselamatan KPKK 11 | Muat turun : PDF
  4. Borang Perakuan untuk ditandatangani oleh Penjawat Awam berkenaan dengan AKTA RAHSIA RASMI 1972 | Muat turun : PDF WORD

PENGURUSAN REKOD JABATAN (PENGURUSAN REKOD)

  1. Buku Klasifikasi Perkara
  2. Garis Panduan Pengurusan Dokumen Terperingkat | Muat turun : PDF
  3. Dasar Pengurusan Rekod UiTM | Muat turun : PDF